Nazwa klienta
Wiodący operator telekomunikacyjny w Polsce
Rodzaj klienta
Wiodący operator telekomunikacyjny w Polsce
Przemysł
Telekomunikacja / B2C i B2B
Kontekst
Obsługa zarówno klientów indywidualnych (B2C), jak i biznesowych (B2B) w sektorze telekomunikacyjnym wiąże się z codziennym przetwarzaniem ogromnych ilości dokumentów: od nowych umów, aneksów i wypowiedzeń, po zmiany danych osobowych, rejestracje cesji, upoważnienia oraz aktualizacje danych rejestracyjnych firm.
Każda sprawa generuje pełny zestaw złożonych dokumentów. Brak standaryzacji, mnogość procesów oraz potrzeba dokładnej walidacji danych w odniesieniu do systemów wewnętrznych (np. CRM, archiwa, umowy) sprawiły, że proces ręczny nie tylko był kosztowny i czasochłonny, ale również bardzo podatny na błędy.
Zespół operacyjny był przeciążony, a skalowanie tego procesu oznaczało dalsze koszty kadrowe.
W odpowiedzi na te wyzwania operator postanowił wdrożyć system docAI firmy Nu Delta, który umożliwia:
Rozpoznawanie typu dokumentu (np. aneks, cesja, wypowiedzenie),
Przypisanie dokumentu do odpowiedniego procesu operacyjnego,
Ekstrakcję danych z predefiniowanych pól (PESEL, NIP, KRS, adresy, daty),
Walidację tych danych w odniesieniu do danych systemowych,
Oznaczanie brakujących informacji, podpisów, niezgodności lub nierozpoznanych dokumentów.
Dzięki pełnej automatyzacji klasyfikacji, analizy i walidacji dokumentów firma była w stanie odciążyć zespół operacyjny, zredukować błędy i znacznie przyspieszyć obługi klientów — wszystko przy zachowaniu zgodności z regulacjami (w tym RODO), jakości danych i spójności procesów.
Efekty i wyniki uzyskane
W branży telekomunikacyjnej, w której codziennie przetwarzane są tysiące dokumentów od klientów indywidualnych i biznesowych, szybkość, kompletność i dokładność danych są kluczowe. Wysoka zmienność dokumentów, różnorodne scenariusze (nowe umowy, zmiany, wypowiedzenia) oraz konieczność zgodności z systemami wewnętrznymi sprawiają, że ręczne przetwarzanie jest kosztowne i nieskuteczne. Aby sprostać tym wyzwaniom, Klient zdecydował się wdrożyć rozwiązanie oparte na technologii docAI firmy Nu Delta.
Klasyfikacja dokumentów
System automatycznie rozpoznaje typ każdego otrzymanego dokumentu (osobowy lub korporacyjny).Przydział dokumentów do określonych procesów
System przypisuje dokument do odpowiedniego scenariusza roboczego bez interwencji operatora.Ekstrakcja danych z zdefiniowanych pól
Dla każdego rozpoznanego typu dokumentu system odczytuje konkretne zdefiniowane pola, np. numer dokumentu, datę ważności, pełne imię i nazwisko, PESEL/NIP, adres, nazwę firmy, kartę pobytu, numer KRS itd.Walidacja danych między dokumentami a systemami
Wyodrębnione dane są automatycznie porównywane z danymi przechowywanymi w systemach operatora (np. dane umowy, CRM, wcześniejsze zgłoszenia).Raportowanie
Każdy zestaw dokumentów, po przetworzeniu i weryfikacji, jest prezentowany użytkownikowi jako klarowny i zwięzły raport.
Wyniki:
Automatyczne rozpoznawanie 23 typów umów i przydzielanie dokumentów do odpowiadających procesów (np. aneks, wypowiedzenie, zmiana danych)
Obsługa i rozpoznawanie ponad 10 typów dokumentów tożsamości i rejestracyjnych, w tym CEIDG, KRS, polskie/karty ID UE, zezwolenia na pobyt, paszporty oraz karty Polaka
Walidacja i porównanie danych między dokumentami (np. PESEL/NIP, dane adresowe, nazwa firmy)
Weryfikacja zgodności pieczęci i podpisów
Automatyczne odrzucanie niekompletnych lub nierozpoznanych dokumentów („zwróć do nadawcy”)
Szybsze czasy przetwarzania dokumentów i redukcja błędów ręcznych
Cele klienta
Zautomatyzowana analiza dokumentów w procesach umownych (nowe, zmienione, zakończone)
Zmniejszone zaangażowanie pracowników w ręczne przypisywanie i analizę dokumentów
Zapewniona wysoka jakość danych i zgodność w procesach obsługi klienta
Uproszczone aktualizacje danych klientów na podstawie nowych dokumentów (np. wygasła identyfikacja, zmiana adresu/siedziby)
Punkt wyjścia
Ręczna analiza dokumentów: czasochłonna i podatna na błędy
Brak standaryzacji: różne typy dokumentów wysyłane w różnych formatach, często o słabej jakości skanów
Potrzeba powiązania wielu dokumentów z określoną umową lub procesem usługi
Ryzyko błędów formalnych — np. niezgodności danych, brak aktualnych dokumentów
Rodzaje dokumentów objęte wdrożeniem
CEIDG, KRS, dowód osobisty (PL i UE), paszport, karta pobytu, karta Polaka, karta stałego pobytu, certyfikat rezydencji UE
Formaty: PDF, JPG, PNG — skany i zdjęcia
Wsparcie dla 23 typów umów i pokrewnych procesów, w tym:
UMOWA O USŁUGI TELEKOMUNIKACYJNE
UMOWA O USŁUGI TELEWIZYJNE
CESJA
DEKLARACJE
UMOWA O SPRZEDAŻ RATALNĄ
UPRAWNIENIE DO ZAWARCIA UMOWY
WYCIĄG Z CEIDG
Zakres i kurs
Dlaczego Nu Delta: możliwość rozpoznawania niestandardowych typów dokumentów i łączenia ich z różnymi procesami, z wysoką dokładnością OCR i precyzją klasyfikacji.
Co zrobiliśmy: klasyfikacja dokumentów, ekstrakcja danych z zdefiniowanych pól, reguły walidacji, automatyczne przypisanie do procesu lub oznaczenie jako nierozpoznane.
Klasyfikacja Dokumentów
System automatycznie identyfikuje typ każdego otrzymanego dokumentu, zarówno osobistego (np. dowód osobisty, paszport), jak i firmowego (np. KRS, CEIDG, certyfikaty). Rozpoznawanie działa niezależnie od układu dokumentu, formatu (PDF/JPG/PNG) czy jakości skanowania. Obsługiwanych jest ponad 10 typów dokumentów tożsamości i rejestracyjnych.Przypisanie Dokumentu do Konkretnego Procesu
Na podstawie rozpoznanego typu dokumentu i kontekstu umowy (np. nowa umowa, aneks, zmiana danych, wypowiedzenie), system przypisuje dokument do odpowiedniego scenariusza bez interwencji operatora. Dokumenty, które nie pasują do żadnego znanego procesu, są oznaczane jako „nierozpoznane” i zwracane z odpowiednią adnotacją.Ekstrakcja Danych z Zdefiniowanych Pól
Dla każdego rozpoznanego typu dokumentu system odczytuje określone zdefiniowane pola, takie jak numer dokumentu, data ważności, pełne imię i nazwisko, PESEL/NIP, adres, nazwa firmy, typ miejsca zamieszkania, numer KRS itp. Dotyczy to zarówno dokumentów osób fizycznych, jak i podmiotów gospodarczych.Walidacja Danych Między Dokumentami a Systemami
Wyodrębnione dane są automatycznie porównywane z informacjami przechowywanymi w systemach operatora (np. dane umowy, CRM, wcześniejsze zgłoszenia). System wykrywa brakujące dane, niespójności (np. przestarzały dowód) oraz duplikaty. Weryfikuje również obecność, kompletność i poprawność stempli i podpisów.Udostępnianie wyników i raportowanie
Każdy zestaw dokumentów po przetworzeniu i weryfikacji jest przedstawiany użytkownikowi w jasnym raporcie. Jeśli dokument spełnia wszystkie kryteria, przechodzi do następnego etapu. Jeśli nie, zostaje odesłany do poprawy z uzasadnieniem. System umożliwia podejmowanie natychmiastowych decyzji i eliminuje potrzebę ręcznego przeglądania plików.
Technologia: docAI firmy Nu Delta (OCR + NLP + zasady), działająca lokalnie lub jako SaaS.
Bezpieczeństwo: pełna zgodność z RODO, przetwarzanie danych w obrębie UE.
Integracje i jak to działa
Integracja z systemem zarządzania dokumentami operatora
Automatyczne przypisywanie dokumentów do procesów CRM/kontraktów
Obsługa „zwrotów” – nieuznane dokumenty są odsyłane do operatora z komentarzami
Obsługujemy tysiące dokumentów tygodniowo, co przekłada się na ponad 600 000 przetworzonych stron miesięcznie. Bez Nu Delta ta objętość musiałaby przejść przez setki par rąk. To, czego nie widzisz, ma największe znaczenie — dzięki automatyzacji z Nu Delta, klienci szybciej rozwiązują swoje sprawy, a nasz zespół nie traci już czasu na przeszukiwanie dokumentów.
