Procedury bankowe wymagają, aby nieruchomość (dom lub mieszkanie) była objęta odpowiednim ubezpieczeniem majątkowym. W związku z tym klient jest zobowiązany do przedstawienia ważnej polisy ubezpieczeniowej, która musi spełniać specyficzne formalne i finansowe wymagania banku.

W praktyce każda z tych polis była ręcznie przeglądana przez pracowników PKO BP, aby upewnić się, że spełnia warunki kredytu. Kluczowe elementy podlegające weryfikacji obejmowały:

• kwotę ubezpieczenia (czy odpowiada wartości nieruchomości),

• zakres ochrony ubezpieczeniowej (np. pożar, powódź, uszkodzenia mechaniczne),

• informacje o właścicielu nieruchomości,

• numer polisy i daty ważności,

• szczegóły ubezpieczyciela,

• zgodność numeru kredytu hipotecznego,

• klauzule przenoszące prawa z polisy na bank.

Łącznie 15 pól danych musiało być poprawnie przepisanych i zweryfikowanych z danymi w systemach bankowych oraz umową kredytową. Proces ten był manualny, podatny na błędy i czasochłonny.

Bank przetwarzał ponad 2 000 polis dziennie, co wymagało zaangażowania ponad 60 pracowników operacyjnych. To wydłużyło czas potrzebny na ocenę dokumentów, negatywnie wpłynęło na czas obsługi klienta i wygenerowało znaczące koszty operacyjne. Ponadto błędy w weryfikacji mogły prowadzić do naruszenia warunków umowy kredytowej i narażać bank na ryzyko prawne.