Zapytania ofertowe

Zapytanie ofertowe NR1/2017










Suchy Las, dnia 24.04.2017r.

NU DELTA SPÓŁKA Z OGRANICZONA ODPOWIEDZIALNOSCIA

ul. Krzemowa 1 Złotniki, 62-002 Suchy Las

REGON: 362856373, NIP: 9721258673

tel. +48 784 614 640  

e- mail: info@nudelta.pl, strona www: https://www.nudelta.pl

ZAPYTANIE OFERTOWE Nu Delta/NR1/2017

W związku z planowaną realizacją projektu pn. „Dywersyfikacja działalności usługowej prowadząca do wzrostu konkurencyjności spółki Nu Delta Sp. z o.o. poprzez wdrożenie innowacyjnego systemu obiegu dokumentów opartego na wynikach prac B+R” Nr wniosku RPLU.03.07.00-06-0451/16, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020, Oś Priorytetowa 3 Konkurencyjność przedsiębiorstw, Działanie 3.7 Wzrost konkurencyjności MŚP. ogłasza zgodnie z zasadą konkurencyjności postępowanie w trybie zapytania ofertowego na zakup następujących elementów projektu:

  1. I. Przedmiot zamówienia:

Głównym celem projektu jest dywersyfikacja działalności przedsiębiorstwa prowadząca do wzrostu jego konkurencyjności i innowacyjności w oparciu o wdrożenie do oferty innowacyjnego systemu obiegu dokumentów wykorzystującego wynik prac B+R. Wobec powyższego przedmiotem zamówienia jest zlecenie wykonania modułów systemu informatycznego, które po wykonaniu niezbędnych prac integracyjnych stworzą system obiegu dokumentów, który ma zostać wdrożony oferty jako innowacja produktowa.

Moduły będące przedmiotem zamówienia, które mają być wykonane przy uwzględnieniu posiadanych przez firmę Nu Delta wyników prac badawczych dotyczących opracowania założeń projektowych, metodologicznych i implementacyjnych umożliwiających uzyskanie funkcjonalności opracowywanego systemu obiegu dokumentów:

  1. 1. Moduł Oprogramowania 1: Stacja Walidacyjna -Przyjmowanie, Rozpoznawanie, Przekazywanie Dokumentów: Moduł stanowiący element systemu obiegu dokumentów, umożliwiający przyjmowanie, rozpoznawanie, przekazywanie dokumentów – 1 szt.

  1. 2. Moduł oprogramowania 2: Przetwarzanie życiorysów (CV), wyszukiwarka najlepszych kandydatów wg zadanych kryteriów: Moduł stanowiący element systemu obiegu dokumentów, umożliwiający przetwarzanie życiorysów (CV), wyszukiwarka najlepszych kandydatów wg zadanych kryteriów – 1 szt.

  1. 3. Moduł oprogramowania 3: Moduł księgowy – odczyt faktur, integracje z programami księgowymi, generowanie JPK: Moduł stanowiący element systemu obiegu dokumentów, umożliwiający odczyt faktur, integracje z programami księgowymi, generowanie JPK – 1 szt.

  1. 4. Moduł oprogramowania 4: Przetwarzanie umów: Moduł stanowiący element systemu obiegu dokumentów, umożliwiający przetwarzanie umów – 1 szt.

  1. 5. Moduł oprogramowania 5: Przetwarzanie pism Urzędowych: Moduł stanowiący element systemu obiegu dokumentów, umożliwiający przetwarzanie pism urzędowych – 1 szt.

  1. 6. Moduł oprogramowania 6: Przetwarzanie Protokołów: Moduł stanowiący element systemu obiegu dokumentów, umożliwiający przetwarzanie protokołów – 1 szt.

  1. 7. Moduł oprogramowania 7: Przetwarzanie ofert Handlowych: Moduł stanowiący element systemu obiegu dokumentów, umożliwiający przetwarzanie ofert handlowych – 1 szt.

  1. 8. Moduł oprogramowania 8: Archiwizacja dokumentów, wyszukiwarka dokumentów: Moduł stanowiący element systemu obiegu dokumentów, umożliwiający archiwizację wyszukiwanie dokumentów – 1 szt.

Do kluczowych elementów świadczących o innowacyjności produktowej opisywanego systemu obiegu dokumentów zaliczyć należy przede wszystkim: 

  • Autonomiczne kategoryzowanie dokumentów: Innowacyjnością w skali międzynarodowej tworzonego systemu jest automatyczne rozpoznawanie typu przetwarzanego dokumentu na podstawie jego skanu / zdjęcia lub innej formy elektronicznej. W dostępnych na rynku rozwiązaniach z kategorii „obieg dokumentów” proces ten wykonywany jest ręcznie. Istniejące rozwiązania oparte są na porównywaniu sczytanego dokumentu do wzorca – kiedy w systemie nie istnieje dany wzorzec program nie wie gdzie czego ma szukać. W proponowanym rozwiązaniu, algorytm docelowo ma działać jak człowiek (szukać np. NIP na całej kartce papieru).
  • Moduł przetwarzania i analizy CV: Kolejnym innowacyjnym elementem jest moduł automatycznej analizy i przetwarzania CV. Oferowane na rynku systemy bazują na porównywaniu dokumentu przetwarzanego z wzorcem, a nie na rozwiązaniach semantycznych i machine learning, które przeszukują cały dokument w poszukiwaniu dokumentów, tak jak robi to człowiek analizując dokument. Są to systemy dedykowane wspomaganiu procesu rekrutacji. 
  • Moduł przetwarzania faktur z zestawem interfejsów programowych. W ostatnich latach na rynku pojawiły się systemy odczytu faktur, jednak udostępniane są jedynie jako osobne usługi. Zastosowane w nich algorytmy pozwalają tylko na przetwarzanie faktur o określonym rozkładzie pól (brak zastosowaniu rozwiązań semantycznym i machine learing, rozwiązania bazują na porównywaniu wzorca z dokumentem przetwarzanym, co nie działa w przypadku braku zgodności), a skuteczność i czas odczytu nie jest na najwyższym poziomie. Ponadto, wyróżniającym elementem systemu będzie wykrywanie i rozkodowywanie QR kodów zawartych w dokumentach.

  1. II. Wspólny słownik zamówień (CPV):

48000000-8 –  Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

  1. III. Planowany termin realizacji zamówienia: od 02.06.2017 do 31.12.2017
  2. IV. Warunki udziału w postępowaniu (kryteria dostępu):

Do postępowania zostaną dopuszczeni Wykonawcy spełniający następujące warunki:

  1. 1) Oferta będzie napisana w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana (własnoręczny podpis) przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty;
  2. 2) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
  3. 3) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia we wskazanych terminach;
  4. 4) Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
  5. 5) Złożą oświadczenie na ofercie o braku występowania powiązań.

Zamawiający w celu potwierdzenia spełnienia w/w warunków zobowiązany jest przedłożyć:

  1. a. ofertę zawierającą:
  • nazwę i adres oferenta;
  • datę wystawienia oferty;
  • dane pozwalające ocenić ofertę i przyznać punkty w ramach kryteriów;
  • termin ważności oferty tj. do 31.07.2017 roku.

  1. b. oświadczenia o następującej treści:
  • Wykonawca oświadcza, że zna i akceptuje warunki realizacji zamówienia określone w zapytaniu ofertowym oraz nie wnosi żadnych zastrzeżeń i uwag w tym zakresie;
  • Wykonawca oświadcza iż podda się dobrowolnemu naliczeniu kar w razie niewykonania lub nieterminowego lub nienależytego wykonania zobowiązania – Ewidencja księgowa kar umownych odbywać się będzie na podstawie noty obciążeniowej;
  • Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
  • Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
  • Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia we wskazanych terminach;

  1. V. Opis sposobu przygotowania oferty:

  1. a. Wykonawca, który chce wziąć udział w procedurze wyboru oferty, musi przedłożyć:
  • Ofertę na formularzu, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego;
  • Oświadczenie stanowiące załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego;

  1. b. Formularz, wzór oświadczenia i wykaz posiadanego doświadczenia eksperta w obszarze prowadzenia doradztw w tematyce rozwoju produktów lub/i usług, muszą być wypełnione we wszystkich miejscach oraz podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Umowa z Wykonawcą musi być parafowana na każdej stronie przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy, 

                                                                   

  1. c. W wypadku, gdy na dokumentach wskazanych w pkt. V a. podpisała się inna osoba, niż wynikająca z powszechnie dostępnych rejestrów, Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia dokumentów upoważniających ją do jego reprezentowania.
  2. d. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 
  3. e. W przypadku, gdy oferta nie jest składana na wszystkie elementy wymienione w zapytaniu (w pkt. I) i stanowi ofertę częściową, w polach dotyczących kryteriów wyboru oferent dokonuje przekreślenia albo umieszcza odpowiednią adnotację (np. „nie dotyczy”) dla elementów nieobjętych ofertą.
  4. f. Oferty powinny być dostarczone do Zamawiającego w terminie wskazanym w pkt. VII. Oferty, które wpłynęły po terminie zostaną odrzucone.
  5. g. Zamawiający ma prawo żądać wyjaśnień od Wykonawców, których oferty będą zawierały rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, tj. niższą niż 30% średniej ceny pozostałych ofert, a w wypadku braku tych wyjaśnień albo przedstawienia nienależytego uzasadnienia dla ceny z oferty – do odrzucenia oferty.”
  6. h. Sposoby składania ofert:

  • osobiście w siedzibie firmy: sekretariat firmy NU DELTA Sp z o.o. ul. Krzemowa 1 Złotniki, 62-002 Suchy Las, pocztą, listem poleconym, kurierem na adres firmy: ul. Krzemowa 1 Złotniki, 62-002 Suchy Las.
  • pocztą elektroniczną na adres mailowy: info@nudelta.pl.

 

  1. VI. Wyjaśnienia treści oferty i poprawienie omyłek

W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywanie jakiejkolwiek zmiany jej w treści.

Zamawiający poprawia w ofercie:

  • oczywiste omyłki pisarskie;
  • oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;
  • inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty – niezwłocznie zawiadamiając o tym dostawcę, którego oferta została poprawiona.

  1. VII. Termin dostarczania ofert upływa w dniu: 31.05.2017 r.  Do godziny 16:00. 

  • Oferty dostarczone Zamawiającemu po terminie składania ofert nie będą przyjęte i będą oferentom zwracane bez otwierania. Skuteczne złożenie oferty oznacza otrzymanie oferty przez Zamawiającego przed terminem składania ofert. Zmiany albo wycofanie oferty przez oferenta przed upływem terminu składania ofert jest dopuszczalne.
  • Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego po terminie składania ofert, tj. w dniu 01.06.2017 r o godzinie 18:00. Z czynności otwarcia ofert Zamawiający sporządzi Protokół otwarcia ofert.
  • Po otwarciu ofert Zamawiający dokona ich oceny. W trakcie oceny ofert Zamawiający może wzywać oferentów do złożenia wyjaśnień dotyczących złożonych przez nich ofert.
  • Kończąc procedurę oceny ofert Zamawiający podejmie decyzję o wyborze najkorzystniejszej oferty.
  • Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonania wyboru najkorzystniejszej oferty. W każdym czasie postępowania przetargowego dotyczącego wyboru wykonawcy, Zamawiający ma prawo do jego zakończenia bez wyboru jakiegokolwiek oferenta. Oferentom nie przysługują wobec Zamawiającego jakiekolwiek roszczenia z tego tytułu.
  • Zamawiający niezwłocznie powiadomi oferentów oraz ogłosi na swojej stronie internetowej o wynikach postępowania albo o zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru Wykonawcy.

  1. VIII. Termin ważności oferty: minimum do 31 lipca 2017 roku.
  2. IX. Kryteria oceny ofert:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:

kryteria oceny ofert

waga

maksymalna liczba punktów

Cena netto

80%

80

Termin realizacji zlecenia

20%

        20

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty: 

  1. A. Punkty w ramach kryterium „ceny netto” będą przyznawane wg następującej formuły:         

C min

A n = —————– x 100 x 80%

C r

C min – cena minimalna w zbiorze 

C r – cena oferty rozpatrywanej

A n – ilość punktów przyznana ofercie

  1. B. Punkty w ramach kryterium „Termin realizacji zlecenia”. 

Punkty w ramach kryterium termin realizacji zlecenia będą przyznawane wg następujących przedziałów: 

  • Realizacja całości zlecenia w okresie do 31 grudnia 2017    20 pkt,
  • Realizacja całości zlecenia  w okresie  powyżej 31 grudnia 2017 ale nie dłużej jak do 30 września 2018 roku – 0 pkt.

  1. X. Informacja na temat zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia.

Z możliwości realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które są powiązane osobowo lub kapitałowo z firmą „NU DELTA Sp. z o.o.,

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązanie między firmą „NU DELTA Sp. z o.o., lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu firmy NU DELTA Sp. z o.o., lub osobami wykonującymi w imieniu firmy NU DELTA Sp. z o.o., czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

  1. 1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  2. 2) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
  3. 3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  4. 4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;
  5. 5) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób.

Potwierdzeniem braku powiązań kapitałowych lub osobowych jest złożenie przez oferenta oświadczenia o braku występowania w/w powiązań (załącznik nr 2 do zapytania ofertowego).

  1. XI. Warunki dokonania zmiany umowy: 

  • Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.

Wszelkich informacji dotyczących przedmiotu zamówienia udziela Pani Jagoda Piaśnicka, telefon 48 784 614 640 , e- mail: info@nudelta.pl

  1. XII. Zastrzeżenia
  • Nu Delta Sp. z o.o., zastrzega sobie prawo z rezygnacji z realizacji zlecenia w przypadku gdyby kwota najtańszej złożonej oferty przekraczała wartość założeń przyjętych w projekcie; 
  • Nu Delta Sp. z o.o., nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty;
  • Nu Delta Sp. z o.o., zastrzega sobie prawo w każdej chwili do zmian całości lub części zapytania ofertowego.

  1. XIII. Załączniki
  1. 1. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
  2. 2. Załącznik nr 2 – Oświadczenia Wykonawcy